ARTÍCULO
Los Datos como elemento clave en los proyectos de Transformación Digital de las Administraciones Públicas
Coordinador Grupo de Trabajo de Administraciones Públicas
Desde hace más de una década, las Administraciones Públicas (AAPP) de todo el mundo han avanzado considerablemente en sus esfuerzos de transformación digital.
Este proceso implica la adopción de nuevas tecnologías y la digitalización de servicios, con el fin de mejorar la eficiencia operativa, la transparencia y la calidad de los servicios prestados a los ciudadanos.
“A medida que estas transformaciones digitales avanzan, uno de los elementos más críticos para el éxito de estos proyectos es la calidad y el manejo adecuado de los datos”
No obstante, a medida que estas transformaciones avanzan, se ha hecho evidente que uno de los elementos más críticos para el éxito de estos proyectos es la calidad y el manejo adecuado de los datos.
La relevancia del Gobierno del Dato en la Transformación Digital
El Gobierno del Dato se refiere al conjunto de políticas, procesos y estándares que garantizan la calidad, disponibilidad, integridad y seguridad de los datos en una organización. En el contexto de las AAPP, estas estrategias se convierten en la base que permite que los datos sean utilizados de manera eficaz para apoyar la toma de decisiones, el diseño de políticas y la prestación de servicios eficientes y seguros.
La transformación digital se sustenta en el análisis y la gestión de grandes volúmenes de información. Sin datos de calidad, las AAPP corren el riesgo de tomar decisiones basadas en información incorrecta o desactualizada, lo que puede resultar en una ineficacia administrativa y en la pérdida de confianza por parte de la ciudadanía.
Así, tanto el Gobierno del Dato como la Gestión del Dato en su totalidad se convierten en elementos imprescindibles para garantizar que la digitalización no solo se traduzca en una transición a plataformas digitales, sino que impulse un cambio de paradigma que garantice un uso efectivo y responsable de los datos.
Gobierno del Dato en AAPP: objetivos y beneficios
Una estrategia de Gobierno del Dato bien implementada en las AAPP debe cumplir con varios objetivos clave:
1. Mejora de la calidad de los datos: La implementación de procesos que aseguren la calidad de los datos garantiza que la información sea precisa, consistente y utilizable en todo momento. Esto es esencial para que las AAPP puedan confiar en la información al tomar decisiones estratégicas.
2. Cumplimiento normativo: Las AAPP están sujetas a regulaciones específicas en cuanto a la gestión de datos, como las normativas de interoperabilidad, protección de datos y seguridad.
Un enfoque sólido de Gobierno del Dato asegura que las instituciones cumplan con estas regulaciones y minimicen los riesgos legales y reputacionales asociados a la falta de cumplimiento.
3. Disponibilidad y compartición de datos: La compartición de datos entre diferentes organismos es vital para la colaboración y la eficiencia en la prestación de servicios públicos.
Una estrategia clara y bien definida permite superar barreras de compartición de datos y maximizar el uso de la información disponible.
4. Avances en la inteligencia de negocio y análisis avanzado: Los datos de calidad permiten la adopción de técnicas avanzadas de análisis, como la inteligencia artificial y el machine learning, que pueden contribuir a mejorar la eficiencia en la gestión pública y en la formulación de políticas basadas en datos.
5. Impulso a la transparencia y la confianza: Un Gobierno del Dato robusto promueve la transparencia y facilita el acceso a la información pública, lo que a su vez refuerza la confianza de los ciudadanos en las instituciones.
La importancia del framework de DAMA y el Grupo de Trabajo de DAMA España de Gestión de Datos en la Administración Pública
Conscientes de la creciente necesidad de una adecuada gestión de datos en las AAPP, la Junta Directiva de DAMA España, desde su área de Relaciones Institucionales, decidió a mediados de 2023 crear un Grupo de Trabajo específico para este sector.
Este grupo nació como una respuesta a la demanda creciente de estrategias de Gobierno del Dato en las AAPP, cuyos empleados buscan guías y modelos para enfrentar los desafíos de la transformación digital.
Entre los objetivos del Grupo destaca el de crear un punto de encuentro para funcionarios con responsabilidades en Gobierno del Dato donde prime la objetividad sin intereses económicos, para que así puedan apoyarse tanto en otros funcionarios como en expertos en la materia desde un punto de vista agnóstico.
Por otra parte, desde el Grupo se pretende evangelizar en la necesidad del Gobierno del Dato poniendo de manifiesto los beneficios y bondades asociados para que los decisores en las AAPP puedan tomar decisiones informadas a la hora de dotar de los recursos necesarios a su AAPP, así como para asegurar que las empresas que trabajen en este tipo de proyectos con las AAPP cuenten con profesionales bien formados en el uso de metodologías en Gobierno del Dato como DAMA con el fin de mejorar la probabilidad del éxito de estos complejos proyectos.
De forma colaborativa, este Grupo de Trabajo ha establecido varias líneas de acción para apoyar a las AAPP en la implementación y operativización de estrategias efectivas de Gestión del Dato:
1. Cumplimiento normativo: El cumplimiento normativo es una prioridad en la gestión de los datos de las AAPP. Las normativas sobre interoperabilidad, los procedimientos administrativos y la seguridad de la información son aspectos que deben estar integrados en cualquier estrategia de Gobierno del Dato. Cabe destacar la reciente publicación de las especificaciones UNE relacionadas con la Gestión del Dato impulsadas por la Oficina del Dato de la SEDIA durante el último año.
Estos requisitos deben abordarse desde el diseño de los sistemas de información y mantenerse durante todo el ciclo de vida de los datos. La falta de cumplimiento puede resultar en sanciones legales y daños a la reputación institucional.
2. Relación entre las especificaciones UNE y el framework DAMA: El marco de gestión de datos de DAMA-DMBOK es una referencia reconocida internacionalmente para la gestión de datos y puede ser alineado con las normativas y estándares de las AAPP, como las especificaciones UNE. Esta alineación es crucial para asegurar que las estrategias de Gobierno del Dato no solo se adapten a las mejores prácticas globales, sino que también cumplan con los requisitos locales.
3. Recopilación de documentación de políticas existentes: El Grupo de Trabajo se ha enfocado en la recopilación de documentos de políticas de Gobierno del Dato existentes en diversas AAPP, con el objetivo de identificar buenas prácticas y áreas de mejora. Esta recopilación permite la creación de un repositorio de conocimiento que otras entidades pueden consultar y adaptar a sus propias necesidades.
4. Redacción de modelos de documentos reutilizables: Como parte de su misión de facilitar la implementación de estrategias de Gobierno del Dato, el Grupo de Trabajo está elaborando modelos de documentos que las AAPP pueden reutilizar y adaptar.
5. Mapa de iniciativas en AAPP: Un mapa de iniciativas que resuma las prácticas de Gobierno del Dato implementadas en diferentes AAPP proporciona una visión clara del panorama actual.
Este mapa ayuda a identificar qué instituciones están liderando la gestión de datos y cuáles necesitan apoyo o inspiración.
6. Selección y diseño de casos de uso: El desarrollo de casos de uso es fundamental para mostrar cómo una estrategia de Gobierno del Dato puede tener un impacto tangible en la gestión pública.
“El marco de gestión de datos de DAMA-DMBOK es una referencia reconocida internacionalmente para la gestión de datos y puede ser alineado con las normativas y estándares de las AAPP, como las especificaciones UNE”
Algunos ejemplos incluyen:
· Disponibilización y compartición de datos: Casos de uso que demuestren cómo la compartición de datos entre distintos departamentos puede mejorar la prestación de servicios.
· Mejora de la calidad de datos: Iniciativas que destaquen cómo la implementación de controles de calidad ha resultado en decisiones más acertadas y una mayor eficiencia.
· Análisis avanzado e inteligencia artificial: Proyectos que utilicen técnicas de análisis avanzado para prever tendencias y diseñar políticas más efectivas.
· Ámbitos específicos: Casos relacionados con sectores clave como la sanidad, donde la gestión de datos puede tener un impacto directo en la calidad de atención médica, o en el ámbito del dato espacial, donde los datos geográficos son esenciales para la planificación urbana y la gestión de emergencias.
Desafíos en la implementación de estrategias de Gobierno del Dato
Aunque los beneficios del Gobierno del Dato son claros, las AAPP enfrentan una serie de desafíos al implementar estas estrategias:
1. Cambio cultural: La transformación digital implica un cambio en la forma en que las personas trabajan y toman decisiones. Adoptar una cultura de datos requiere un esfuerzo conjunto para educar y sensibilizar a los empleados sobre la importancia del uso responsable y efectivo de los datos.
2. Recursos limitados: Muchas AAPP carecen de recursos suficientes, tanto financieros como humanos, para implementar estrategias de Gobierno del Dato de manera efectiva. La falta de personal capacitado y de herramientas tecnológicas avanzadas puede retrasar el proceso.
3. Integración de datos de múltiples fuentes: Las AAPP suelen trabajar con datos provenientes de distintas fuentes y sistemas heredados, lo que complica la integración y puede llevar a inconsistencias y errores.
4. Seguridad de los datos: La protección de los datos es un tema crítico, especialmente cuando se trata de información sensible de los ciudadanos. Las AAPP deben garantizar que sus estrategias de Gobierno del Dato incluyan medidas robustas de seguridad para prevenir filtraciones y accesos no autorizados.
Conclusión:
La estrategia de Gobierno del Dato se ha consolidado como un elemento esencial en los proyectos de transformación digital de las Administraciones Públicas.
La implementación de políticas sólidas de gestión de datos no solo mejora la calidad y la seguridad de la información, sino que también contribuye al cumplimiento normativo y a una mejor toma de decisiones.
Iniciativas como las del Grupo de Trabajo de DAMA España han demostrado ser valiosas para la comunidad al proporcionar directrices y recursos que ayudan a las AAPP a enfrentar los desafíos de la transformación digital.
La adopción de una cultura de datos, combinada con la colaboración y el uso de las mejores prácticas, posicionará a las AAPP para aprovechar al máximo el valor de sus datos y mejorar significativamente la prestación de servicios públicos.
José María Veganzones, es el Coordinador del Grupo de Trabajo de Administraciones Públicas de DAMA España
